仕事のやり方がわからないと悩んだときに知って欲しい５つの習慣
仕事のやり方がわからないと悩んだら
こんな悩みを解決するための、５つの習慣を紹介します。
本記事の内容
- 出社したらまず一日のスケジュールを立てる
- １時間の予定のタスクを50分で終える
- 隙間時間を活用する
- 説明責任は果たすが言い訳はしない
- 帰宅前にやり残しタスクがないか再確認する
この記事を書いている私は、IT業界での社会人歴12年。平日日中、仕事ツメツメの毎日を過ごしています。手一杯でパンク寸前になる事もあり、そんな時に自分が意識している５つの事を今回は記事にしました。
新人・若手の頃は特に仕事ができない、チームの足を引っ張っていると悩むことが多いと思いますし、中堅になってからも新しい仕事に挑戦する度、このような悩みはつきものです。
あまりプライドに気を取られず、一つ一つ根気よく改善していくのがポイントです。
出社したらまず一日のスケジュールを立てる
[仕事のやり方がわからないと悩んだときに使える習慣その１]
仕事を進める過程は、「整理」に例えられます。
整理の第一歩として、翌日のスケジュールを、帰宅前に作っておきましょう。
朝出社したらまず、その日は何をするのかスケジュールを確認します。
会議などで、他の人が自分の予定を抑えているかもしれません。
朝一で自分の一日の動きをイメージします。
この時不要な予定や、優先度の低いものは人が自分に入れたスケジュールであっても見直してみましょう。
「どうしても仕上げないといけない資料があるから、申し訳ないけど席にいるので必要な時に呼んでもらってもいいですか？」といった調整も有効です。
その日の最重要なタスクを設定する
一日の目標を明らかにするために、その日の仕事の中で最も重要なタスクを設定します。
例えば翌週、顧客に対して説明する場が控えており、当日中に資料を作らないといけないというのが最優先タスクだと判断したとします。そのタスクがその日中にきちんと終わらなければ、いくら他のタスクがうまくいっていてもその日の仕事は目標を達成出来なかったということになります。
場合によっては遅くまで残業して終えないといけないかもしれません。その判断をする上でも最重要タスクを設定しておく必要があります。
一日の仕事の中でも様々な仕事がありますので、強弱をつけてやるべき仕事を見失わないように心がけましょう。
１時間の予定のタスクを50分で終える
[仕事のやり方がわからないと悩んだときに使える習慣その2]
ちょっとこの時間では終わらないな、という短めの時間を設定するのがポイントです。
時間が足りずこのままでは無理そうだなと思えば、何か改善策がひらめきます。社内の打ち合わせで、対面で資料を読み合わせるのに10分かかるものを各自で読んでおくことにすれば5分で済むかもしれません。
もちろんそれが効率的かどうか、適切かどうかはケースバイケースですが、このような効率改善策を考えるようになることが重要です。5分・10分でも節約して、タスクを終わらせるように心がけましょう。
隙間時間を活用する
[仕事のやり方がわからないと悩んだときに使える習慣その3]
時間は私たちにとって、最も貴重で希少な資源です。
1時間の予定タスクが50分で終われば、次の予定までに10分の空きができます。
そして、こうした隙間時間をいかに活用できるかが、実はとても重要です。
参考：1440分の使い方
以下の問いかけは、この書籍からの抜粋です。
- 豊かさを感じながら吸い、感謝しながら吐く
- 体幹トレーニングをする
- 素晴らしいアイディアを考える
一日のスケジュールの中に隙間時間があることを意識して、どのタスクを隙間時間で処理するか考えながら仕事をしましょう。
- (OK)あらかじめ返さなくてはならないと判っていた、未返信のメールを返す
- (NG)なんとなくネットやメールを見る
隙間時間の活用は、家族へのメールだったり、宅急便の連絡だったり、少々プライベートなことに使っても構わないと思います。何より自分にとって無駄の無い使い方をしましょう。
余談ですが、私はプライベートの時間も大切にするために、ゲーム類は全てやめてテレビも捨ててしまいました。引っ越しもして、出社は徒歩５分です笑。こうして、何となく時間を使ってしまう事になる「タネ」を刈り取ってしまうのも有効な手段です。
説明責任は果たすが言い訳はしない
[仕事のやり方がわからないと悩んだときに使える習慣その4]
仕事はチームで行うもの。上司や顧客に対して、なぜ自分がその仕事をその方針で進めているのか、説明しなくてはなりません。
トラブルが発生した場合も同様で、トラブルを解消するための対処方法、原因を説明するでしょう。その時気をつけて欲しいのが、説明責任は果たしても言い訳はしないよう心がける事。説明責任と言い訳を混同すると、決して仕事で評価されません。
説明と言い訳では同じように理屈を語っていても、目的が全く逆です。
- 説明→相手に説明することで責任を果たすこと
- 言い訳→相手に説明することで責任を逃れること
責任を伴わない仕事はありません。どのような理由があっても、原因を作ったのが誰であっても、問題が起きたらまずはその結果に対して潔く責任をとる姿勢をみせましょう。
帰宅前にやり残しタスクがないか再確認する
[仕事のやり方がわからないと悩んだときに使える習慣その5]
もう一度スケジュールを見直し、打ち合わせで決まったこと・決まらなかったことを振り返って、やり残したタスクがないか見直しましょう。残業できる時間も限られますから、翌日に回してもよい仕事は取りこぼしの無いようにタスク管理した上で見切りをつけ、帰宅するようにしましょう。
手持ちのタスクを整理し、当日やるべきことはやり切る、明日以降でいいものは漏らさず管理することが大切です。
この時、本来は当日中に終えたいタスクなのに残業規制などで止むを得ず帰宅する場合には、明日の朝から最優先で取り組むなど、翌日のスケジュールを立てて、そのタスクを組み込むところまでやってから帰宅するようにしましょう。
今回は以上です。
自分自身がよく仕事ができないな、と思って見直す５つの事を今回取り上げました。
参考になりますと幸いです。