仕事を劇的にスピードアップする30の段取り術【これならできる】

仕事術 読書

仕事のスピードが遅く悩む人
「仕事がなかなか進まず悩んでいます。もっと早くたくさんの仕事をこなしたいのに。仕事をスピードアップするにはどうしたらいいのでしょうか?具体的な仕事の仕方や心構えなど実務に役に立つアドバイスをください。」

こんな悩みを解決します。

仕事を劇的にスピードアップする30の段取り術

本記事では、仕事をスピードアップしたいと考える社会人に向けて、様々な著作から30の金言をまとめました。なお、本記事で紹介する書籍とその要約はフライヤーさんの記事になります。
(引用元:https://www.flierinc.com/)

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?

  • 仕事を速く終わらせるためには、確実性を高める必要がある。また、完成度が低くなっても、期限内にひとまず終わらせることを心がけよう。
  • 資料を作る時は、いきなりパソコンに向かうのではなく、まず紙で作業するべきである。
  • チームでの仕事を速くするためには、「待ち時間」などの無駄をできるかぎり減らすことを意識する必要がある。
  • どうしても時間が足りないときは、環境を物理的に変えるなど、工夫をこらせばよい。「忙しい」ことを言い訳にしてはならない。
  • 正しく情報をインプットし、アウトプットのためのフレームワークをいくつか用意しておけば、思考速度は自然と高まる。

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

  • 仕事を締め切りまでに終わらせるには、「仕事にかかる時間」を正しく見積もることが重要だ。心理的な余裕「スラック」を持つことが、生産性向上につながる。
  • 締め切りをゴールに設定すると、予想外の事態(誤差)に対応できない。そこで、締め切りの前に、もう一つの締め切りを設定することが望ましい。
  • 「ロケットスタート時間術」では、指定された期間の最初の2割を使って仕事に全力で取り組み、仕事全体にかかる時間を把握する。さらに、スタートダッシュで全体の8割方を仕上げて、余裕を生み出す。

世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか

  • 世界より速く動くための秘訣は、とにかく無駄なコミュニケーションをやめ、持ち帰って検討する文化を捨て去ることだ。
  • メールで仕事をするのをやめて、リアルタイムで働くことを意識すべきである。
  • 新しいアイデアを練るには、論理や分析よりもひらめきが重要となる。仕事の環境を整え、みんなで意見を出し合うことがクリエイティブな発想を生む。
  • 自分の仕事をどう自動化し、テクノロジーに置き換えられるかを考え、新しい仕事を生み出すことが今後ますます必要となる。

10倍速く書ける 超スピード文章術

  • 文章においては「どう書くか」よりも「何を書くか」が、はるかに重要である。文章を速く書き上げるコツは、「独自の事実」「エピソード」「数字」という、具体的な「素材」を準備することだ。
  • 良い素材を集めるには、文章を書く「真の目的」を明らかにすること、具体的な「一人の読者」をイメージすることが鉄則となる。
  • ムダがない素材の集め方は、「多く集めて、あとで削る」である。 
  • 素材を読みやすい順番に組み立てる際は、集めた素材をすべて「見える化」するとよい。

〆切仕事術

  • 〆切があるからこそ集中力が増し、良いアイデアが生まれる。〆切はポジティブなものとして捉えられる。
  • 〆切に追われないようにするには、仕事を終えるまでのプロセスと、各工程でかかる時間について「見積もり」を行うことが肝心である。
  • 見積もりの結果、その仕事が〆切までにできないと分かったら引き受けないのが鉄則だ。依頼者とはしっかり打ち合わせを行い、仕事の目的とアウトプットイメージを共有すべきである。

日本企業がシリコンバレーのスピードを身につける方法

  • 企業が生き残るためには、シリコンバレーを中心とした「21世紀の企業のルール」に則ることがカギとなる。このルールは、ハイペース、柔軟性、自律性を重視する。
  • シリコンバレー企業は、価値あるソフトウェアを開発するために、アジャイル開発、リーンスタートアップ、リーンカンバンを活用している。
  • シリコンバレー企業のリーダーは、世界を変えるという目標のために、社員のモチベーション向上を重視している。「Autonomy:自律」、「Mastery:マスタリー」、「Purpose:目的」がポイントとなる。

超一流は、なぜ、デスクがキレイなのか?

  • 物が多いということは物に依存しているということであり、自分に自信がない証拠である。自信がみなぎってくると、自然に物が少なくなるものである。
  • 無駄な物を手放し、無駄な動きを省くことで、パフォーマンスは飛躍的に向上する。仕事が速い人は、デスクに無駄な物がない。
  • 運が良いということは、段取りが良いということである。仕事の段取りが優れている人は人生の段取りも良く、すべてがスムーズに運ぶ。

なぜ、あの人の仕事はいつも早く終わるのか?

  • 仕事においても、プライベートにおいても、最高の結果を出すためには、高い集中力が必要になる。最大の集中で結果へフォーカスする「超・集中状態」が成功への近道である。
  • 「超・集中状態」を身につけ、高いパフォーマンスを発揮するために欠かせないのが、自分の潜在意識を上手く利用することである。潜在意識をポジティブなエネルギーに変換しよう。
  • 「超・集中状態」を習慣化させれば、最短・最速・最大の目標達成が可能となり、さらなる高みをめざせるようになる。

早く正しく決める技術

  • 早く正しく決めるためのシンプルな考え方の鉄則は、「迷ったら、どちらのほうが、ベネフィット(便益)が高いかを考える」ということである。
  • 社内で正しく決めるために、「数字・ファクト・ロジックで話し合う」という文化を作るとよい。
  • 限られた資源の中で、物事を決めていくためには、時間を区切るクセをつけることが肝要である。